¿Cómo montar una empresa descentralizada o teletrabajo? en Zopp nos transformamos

¿Cómo montar una empresa descentralizada o teletrabajo? en Zopp nos transformamos

Aveces decimos que tiene que ocurrir el mal para hacer cambios reales en la vida,  pues bién, 3 meses después de iniciar el confinamiento, en Zopp no vemos otra forma más eficiente de trabajo que no sea desentralizado. 

Hemos podido aumentar el equipo de producción con personas de otras ciudades del país, antes nos limitabamos a la ciudad de la sede, se han generado líderes individuales en el equipo, antes debíamos estar monitoreando persona por persona y sobre todo, hemos recuperado el tiempo en casa y el amor de la familia, antes el paisaje desaparecia esta realidad. 

Por eso como ya lo hemos contado en otros medios, hemos decidido cerrar la sede de manizales y desentralizar la estructura laboral, hemos encontrado muchas ventajas sobre las desventajas,  eso sí hay reglas que se deben cumplir y te las vamos a compartir si quieres tomar la misma decisión.

VENTAJAS:

  • Las reuniones programadas tienen un retraso de 2 minutos como máximo, antes debíamos esperar hasta 30 minutos para iniciar reuniones, (la cultura colombía es de llamar faltando 10 minutos, “estoy a 3 cuadras” cuando apenas se esta saliendo de la casa)
  • Al finalizar una reunión en 5 pasos puedes saludar a tu familia y saber en que andan
  • Si eres organizado, puedes madrugar y evacuar las tareas del día y dedicar el resto del día al hobby o cualquier otra tarea. 
  • Ya puedes tener mascota!, sin duda 4 personas de nuestro equipo ya estan en proceso de adopción de mascota, antes era una excusa por que no podíamos dejar el animalito solo todo el día
  • Para el personal de la empresa, ahorra costos de transporte, en zopp decidimos seguir pagando el auxilio, puesto que cada peso es importante para el personal
  • Cuando se trabaja es a trabajar, a pesar que nadie te esta mirando en la empresa, raramente nos volvimos más productivos con el tiempo de trabajo
  • Las personas son más francas, como en colombiá nunca decimos que NO, “yo le aviso, si algo lo llamo, me interesa pero luego” hemos notado que los colombianos culturalmente no aceptan un NO como un argumento válido. hemos logrado ser más reales, francos y nos ha permitido crecer más rápido en conocimientos y resolución de problemas
  • La administración del inmueble, aseo, apertura, seguridad, elementos de cafetería, desaparece completamente, un problema menos por preocuparse (aunque no disminuyen los costos, ya que deben invertir en varias licencias de sofware)
  • El personal pasa de ser una familia a ser un equipo de producción alto rendimiento, autocrítico, estricto pero formal,  ya que es más notorio que los insumos de trabajo vengan completos para poder hacer mis tareas y no atrasarme en mi trabajo
  • Se digitaliza el proceso de producción!, nos vemos obligados a centralizar toda la gestión

DESVENTAJAS

  • Se pierde el contacto 1 a 1, aveces podemos sentir perdida de afecto con las personas actuales, sin embargo podemos diseñar viernes de aprender a hacer postres! o de costura por Google Meet
  • Culturalmente algunos de nuestros clientes quieren seguir pagando en efectivo, cuando es más facil transferir por celular, o que quieran hacer reuniones presenciales de 5 minutos (trabaja a esas personas…)
  • No hemos encontrado más…

Sin embargo, todo lo anterior no puede suceder si no cumplimos ciertas reglas, de forma radical

POLÍTICA DE FAMILIA: Querida familia, estaré en la casa de 9 a 5 pm sentado en este espacio, trabajando, no estoy disponible para sacar la manguera o para atender a los niños,  estoy TRABAJANDO. Estoy disponible cuando me quite los audifonos, en ese momento estaré en casa. 

ESPACIO DE TRABAJO: si no tienes una sala de estudio, define tu espacio, mi zona perruna, la que ningún otro perro se podrá acercar porque le mostraré el diente, con una silla de trabajo, una mesa de 75Cm de altura y buena iluminación

SOFTWARE DE PROYECTOS: Es probablemente lo más importante de la lista, el teletrabajo no es para trabajar por teléfono o por whatsapp y menos por correo, necesitas convertir la comunicación de sincrona a asincrona, necesitas cultura digital en la asignación de tareas con un software y políticas de uso de una herramienta de proyectos colaborativa, como ASANA, TRELLO, ACTIVECOLLAB, MONDAY o CLICKUP que es la que adquirimos antes de descentralizarnos, recuerda que dejar de pagar una oficina no es ahorrar más, estos software son hasta más costosos cuando tienes volumen de personal que la misma oficina

USO DE OFIMÁTICA EN NUBE: Si no quieres seguir enviando memorias USB y Cd´s por Rappi, definitivamente tienes que tener los datos en nube,  es más barato que tener un rack de discos duros en nube con VPN, que comprar discos y tener personal para mantenimiento y soporte,  saca lapiz. 

ALMACENAMIENTO EN NUBE: igual que el anterior

SOFTWARE DE CONTRASEÑAS: es fundamental contar con una herramienta que nos permita entregar contraseñas de acceso a todas las plataformas sin preocuparnos por quién la tiene o por quién se va, como LASTPASS o KEEPER, nuevamente, el costo que ahorras en una oficina, tendrás que invertirla en un software como este. 

SOFTWARE DE REUNIONES: Junto con la suite de ofimatica, usamos Gsuite que contiene Google Meet, es maravilloso, a su vez integrada con calendar en donde puedes ver en tiempo real la disponibilidad del equipo, un software que también deberás pagar